6698 sayılı Kanun’un 13. maddesi ve bu maddeye istinaden 10.03.2018 tarihli, 30356 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) uyarınca, veri sorumluları, ilgili kişiler tarafından yapılan başvuruları, başvurunun niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmakla yükümlü kılınmıştır. Başvuruların yazılı olarak, KEP, güvenli elektronik imza, mobil imza, daha önce veri sorumlusuna bildirilmiş ve sistemde kayıtlı elektronik posta adresi veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama aracılığıyla yapılabileceği öngörülmüştür.

Veri sorumlusu, kendisine yöneltilen başvuruyu kabul edebilir veya gerekçesini açıklayarak reddedebilir. Ret kararının gerekçeli olması zorunlu tutulmuş, böylece ilgili kişilerin haklarının etkin bir şekilde korunması hedeflenmiştir. Yanıt, Tebliğ’de öngörülen asgari bilgileri içerecek şekilde hazırlanmalıdır. Bu çerçevede cevap yazısında veri sorumlusu veya temsilcisine ait bilgilere, başvuru sahibinin kimlik ve iletişim bilgilerine, talep konusuna ve veri sorumlusunun başvuruya ilişkin açıklamalarına yer verilmesi zorunludur.

Başvurunun kabul edilmesi hâlinde, talebin gereği ivedilikle yerine getirilmeli ve ilgili kişiye bildirilmelidir. Gereğinin yerine getirilmediği durumlarda, başvurunun kabul edilmemiş sayılacağı unutulmamalıdır. Veri sorumlusu, ilgili kişi başvurularını etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdür. Ayrıca, yanıtın ilgili kişiye ulaştığına dair kayıtların tutulması ve başvuru evrakı, cevap yazısı ile iletim kayıtlarının muhafaza edilmesi büyük önem taşımaktadır; zira Kurul, olası bir şikâyet incelemesinde bu belgeleri talep edebildiği gibi bu husus sürecin etkin yönetilebilirliği ile de yakından ilişkilidir.

Veri sorumlusu, başvuruyu aldığı tarihten itibaren en geç otuz gün içinde sonucu ilgili kişiye ücretsiz olarak bildirmekle yükümlüdür. Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde ilgili kişi, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilmektedir.

Verilecek yanıt ücretsiz olmakla birlikte, veri sorumlusunun işlemi için ek kâğıt veya kayıt ortamı maliyeti oluşması durumunda, Kanun ve Tebliğ’de öngörülen tarifeye göre işlem ücreti talep edilebilmekte, dijital ortamda yanıt verilmesi hâlinde ise yalnızca ortam maliyeti yansıtılabilmektedir. Başvurunun veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması hâlinde ise alınan ücret ilgiliye iade edilmelidir.